Informationen zum Umgang mit Ihren Daten als Interessent, Kunde oder Lieferant

1. VORBEMERKUNG

Die folgenden Punkte sollen Ihnen Informationen rund um Ihre Daten liefern. Der Gesetzgeber hat festgelegt,

welche Informationen hierzu notwendig sind.

2. WAS SIND PERSONENBEZOGENE DATEN?

Alle Informationen, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare Person beziehen. Bestimmbar ist eine Person dann, wenn sie direkt oder indirekt identifiziert werden kann. Dies kann beispielsweise durch Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen, erfolgen.

3. BASIS INFORMATIONEN

3.1 WER IST FÜR DIE VERARBEITUNG MEINER DATEN VERANTWORTLICH?

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung ist die

HAN Desktop GmbH
Daimlerstraße 2
32051 Herford
Deutschland
Tel.: +49 5221 9337-0
E-Mail: info@han-online.com

3.2 WIE KANN ICH KONTAKT MIT IHNEN AUFNEHMEN?

Ansprechpartner: Herr Klaus Löfflad
E-Mail: datenschutz@han-online.com

3.3 WIE KANN ICH DEN DATENSCHUTZBEAUFTRAGTEN DES UNTERNEHMENS ERREICHEN?

Datenschutzbeauftragter unseres Unternehmens ist Herr Carsten Bruns. Der Datenschutzbeauftragte ist wie folgt zu erreichen:

SK-Consulting Group GmbH
Osterweg 2
32549 Bad Oeynhausen
E-Mail: datenschutz@sk-consulting.com

4. WEITERE WICHTIGE INFORMATIONEN

4.1 DATENERHEBUNG (WARUM?)

Wir verarbeiten Ihre Daten zur Erfüllung der wechselseitigen Pflichten aus dem (ggf. sich anbahnenden)
Vertragsverhältnis oder zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten.

4.2 WARUM DÜRFEN WIR DIES?

Das Datenschutzrecht erlaubt uns (gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) die Verarbeitung der Daten, die für die Erfüllung eines Vertrages oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich sind. Wenn Sie uns freiwillig, über das Notwendige hinaus, personenbezogene Daten von sich mitteilen, erlaubt uns das Datenschutzrecht eine Verarbeitung dieser Information im Rahmen einer Einwilligung (gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Das Datenschutzrecht erlaubt uns ferner in Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO die Verarbeitung Ihrer Daten, wenn es hierzu eine gesetzliche Verpflichtung gibt. Wir dürfen Ihre Daten verarbeiten, wenn wir ein berechtigtes Interesse haben (z. B. Unternehmenssicherheit, Sicherung unser Forderungen, Außendarstellung des Unternehmens) und Ihr entgegenstehendes Interesse nicht überwiegt (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)..

Im Rahmen von geschäftlichen Interaktionen mit Kunden, Interessenten und Lieferanten setzen wir auch digitale Kommunikationsmöglichkeiten wie das Video-Konferenz-Tool „MS TEAMS“ ein. Hierbei verarbeiten wir folgende personenbezogene Daten: Benutzerdaten (Name, Pseudonym, Benutzerkennung), Mee-ting-Metadaten (Thema, Teilnehmer-IP-Adressen, Geräteinformationen), Meeting-Inhaltsdaten: Text-, Audio-, und Video-Daten sowie ggf. geteilte Dokumente.

Zweck der Nutzung dieser Dienste ist, dass sich unsere Geschäftspartner und wir im Rahmen des wirtschaftli-chen Handelns schnell, umweltfreundlich und kosteneffizient über diese digitalen Kommunikationsplattformen virtuell begegnen können, ohne dass hierfür einer der Partner (insbesondere bei mehreren erforderlichen Treffen) jedes Mal vor Ort aufgesucht werden müsste.

Bei der Nutzung der vorgenannten Anwendungen finden keinerlei Audio- oder Videoaufzeichnungen statt und die ggfs. über die „Chat“-Funktion (Senden von Kurznachrichten) erhaltenen Informationen werden nach 90 Tagen gelöscht. Eine Weiterleitung Ihrer Daten an Dritte findet nicht statt; systemseitige Protokolldaten werden nach 7 Tagen gelöscht.

Die Rechtsgrundlage zur Verarbeitung Ihrer Daten „IP-Adresse“ und „Name“ (sowie „Bild“ bei erfolgter Kamera-Aktivierung) im Rahmen eines Online-Meetings (virtuellen Treffens) über eines der beschriebenen Video-Konferenz-Tools gründet bei Annahme unseres Angebotes bzw. Terminvorschlags auf Ihrem Einverständnis gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a & f DSGVO (Einwilligung des Betroffenen & berechtigtes Interesse des Verantwortli-chen). Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der übrigen im Rahmen der Online-Meetings mitgeteilten Daten ist Artikel 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung eines Vertrages).

4.3 WER KANN DATEN VON MIR ERHALTEN?

Im Rahmen der Verarbeitung können Ihre Daten übermittelt werden an:

• Personen innerhalb unseres Unternehmens, die direkt an der Datenverarbeitung beteiligt sind (z. B. Vertrieb, Einkauf)
• Dienstleister, die vertraglich gebunden und zur Verschwiegenheit verpflichtet sind und Teilaufgaben der Datenverarbeitung wahrnehmen
• Externe Stellen (Unternehmen, Behörden, Auskunfteien etc.), wenn dies erforderlich ist.

4.4 WERDEN SIE DATEN VON MIR IN LÄNDER AUSSERHALB DER EUROPÄISCHEN UNION ÜBERMITTELN?

Dies ist von uns nicht geplant. Eine Ausnahme hiervon wäre nur denkbar, wenn Sie dies veranlassen würden, oder wenn dies für die Vertragserfüllung notwendig wäre. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, Art. 49 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Darüber hinaus kann nicht ausgeschlossen werden, dass ggfs. Teile Ihrer Daten im Rahmen der Nutzung der o.g. Video-Konferenz-Tools in ein Drittland übermittelt werden.

4.5 WIE LANGE WERDEN SIE MEINE DATEN SPEICHERN?

Wir speichern Ihre Daten während der Zeit, in der wir sie benötigen, um die oben unter 4.1 dargestellte Zwecke zu erreichen. Allerdings gibt es gesetzliche Vorschriften (z. B. die Abgabenordnung § 147), die uns dazu zwingen, bestimmte Unterlagen sechs beziehungsweise zehn Jahre aufzubewahren. Nach Ablauf der Aufbewahrungszeit löschen wir nicht mehr benötigte Daten.

4.6 MUSS ICH MEINE DATEN ZUR VERFÜGUNG STELLEN?

Um die in Punkt 4.1 dargestellte Gründe zu erreichen, ist es erforderlich, dass Sie uns Ihre personenbezogenen Daten zur Verfügung stellen.

Für die Erfüllung des Vertrages mit Ihnen ist dies zwingend notwendig bzw. gesetzlich vorgeschrieben. Bei
Nichtbereitstellung können wir den Vertrag mit Ihnen nicht erfüllen.

4.7 AUTOMATISIERTE ENTSCHEIDUNGSFINDUNG/ PROFILING

Eine automatische Entscheidungsfindung/ Profiling findet nicht statt.

5. WELCHE RECHTE HABE ICH?

5.1 HINWEISE ZU IHREN RECHTEN

Als betroffene Person einer Datenverarbeitung haben Sie nach der Datenschutz-Grundverordnung unter anderem folgende Rechte (im Folgenden auch kurz „Betroffenenrechte“ genannt):

5.2 AUSKUNFTSRECHTE (laut Art. 15 DSGVO)

Sie haben das Recht, Auskunft darüber zu verlangen, ob wir personenbezogene Daten zu Ihrer Person verarbeiten oder nicht. Wenn wir personenbezogene Daten von Ihnen verarbeiten, haben Sie das Recht Auskunft über diese personenbezogenen Daten zu verlangen.

5.3 RECHT ZUR BERICHTIGUNG DER DATEN (laut Art. 16 DSGVO)

Sie haben das Recht, von uns die Berichtigung Ihrer Daten zu verlangen, wenn diese nicht richtig und/ oder unvollständig sein sollten. Zu diesem Recht gehört auch das Recht auf Vervollständigung durch ergänzende Erklärungen oder Mitteilungen.

5.4 RECHT AUF LÖSCHUNG VON PERSONENBEZOGENEN DATEN (laut Art. 17 DSGVO)

Sie haben das Recht, von uns die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.

5.5 RECHT AUF EINSCHRÄNKUNG DER DATENVERARBEITUNG (laut Art. 18 DSGVO)

Sie haben das Recht, die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einschränken zu lassen.

5.6 RECHT AUF DATENÜBERTRAGBARKEIT (laut Art. 20 DSGVO)

Sie haben das Recht die Daten, die Sie uns zur Verfügung gestellt haben, in einem gängigen elektronischen Format (z. B. als PDF- oder Excel-Dokument), von uns zu verlangen.

5.7 RECHT ZUM WIDERSPRUCH GEGEN BESTIMMTE DATENVERARBEITUNGEN (laut Art. 21 DSGVO)

Wenn Ihre Daten zur Wahrnehmung von im öffentlichen Interesse liegenden Aufgaben oder zur Wahrnehmung berechtigter Interessen verarbeitet werden, können Sie dieser Verarbeitung widersprechen. Sie müssen uns hierzu die Gründe, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, für Ihren Widerspruch darlegen.

5.8 VERBOT AUTOMATISIERTER ENTSCHEIDUNGEN/PROFILING (laut Art. 22 DSGVO)

Entscheidungen von uns, die für Sie eine rechtliche Folge nach sich ziehen oder Sie erheblich beeinträchtigen, dürfen nicht ausschließlich auf eine automatisierte Verarbeitung personenbezogener Daten gestützt werden. Hierzu gehört auch das Profiling. Dieses Verbot gilt nicht, soweit die automatisierte Entscheidung

• für den Abschluss oder die Erfüllung eines Vertrages mit Ihnen erforderlich ist,
• aufgrund von Rechtsvorschriften zulässig ist, wenn diese Rechtsvorschriften angemessene Maßnahmen zum Schutz Ihrer Rechte und Freiheiten sowie Ihrer berechtigten Interessen enthalten, oder
• mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung erfolgt.

5.9 AUSÜBUNG DER BETROFFENENRECHTE

Zur Ausübung der Betroffenenrechte, wenden Sie sich bitte an die unter Punkt 3.2 genannte Stelle. Anfragen, die elektronisch eingereicht werden, werden in der Regel elektronisch beantwortet.